Google Drive, Docs, Sheets og Slides bruges til at skrive, regne og dele. For hvert dokument gemmer Google versioner, oplysninger om hvem der har redigeret hvad, og hvem dokumentet er delt med. Det er værdifuldt som bevis. Men data forsvinder, når en konto slettes, når deling fjernes, eller når en ejer flytter dokumentet.
Hvad kan Google Drive vise?
- Versionshistorik · Tidligere udgaver af dokumentet og hvem der lavede dem
- Aktivitet · Hvem har åbnet, redigeret, kommenteret eller flyttet
- Delinger · Hvem dokumentet er delt med, og om der er et offentligt link
- Kommentarer · Også løste kommentarer kan ofte ses
- Ejer · Hvem ejer dokumentet
I Google Workspace har administratoren desuden adgang til revisionslogs for Drive, som kan vise downloads og delinger på tværs af brugere. → Bevissikring i Gmail og Google Workspace
Privat Google-konto eller Workspace?
- Google Workspace (virksomhedens konto): Administratoren kan bevare og eksportere data, afhængigt af abonnementet, for eksempel via Google Vault.
- Privat Google-konto: Kun brugeren selv har adgang. Brugeren kan hente sine data via Google Takeout.
Delte dokumenter: hvem ejer dem?
Et dokument tilhører den, der har oprettet det, eller den, det er overført til. Det betyder:
- Et dokument, I har adgang til, kan forsvinde, hvis ejeren sletter det eller fjerner delingen.
- Et dokument, en medarbejder har oprettet i sin private konto og delt med kolleger, kan medarbejderen fjerne når som helst.
- Et dokument i virksomhedens Workspace forsvinder, hvis ejerens konto slettes, medmindre ejerskabet overføres.
Sådan sikrer du et delt dokument
- Download en kopi i det oprindelige format (for eksempel .docx eller .xlsx) og som PDF.
- Gem versionshistorikken: Åbn den, og tag skærmbilleder eller gem navngivne versioner.
- Dokumentér delingen: Tag skærmbillede af delingsindstillingerne.
- Notér adressen til dokumentet.
- Beregn hashværdier af de downloadede filer. → Hashværdier
- Skriv et notat med tidspunkt og konto.
Det er en grundlæggende dokumentation. Er dokumentet centralt, bør det sikres via administratorværktøjer eller af en IT-sagkyndig.
Når en medarbejder stopper
- Slet ikke kontoen, før data er bevaret.
- Overvej, om ejerskab skal overføres, eller om kontoen skal bevares.
- Tjek, om der er dokumenter delt med private konti. → Offboarding uden at miste beviser
Hvad revisionsloggen kan vise
I sager om medarbejdere, der har taget data med, kan Workspace-loggen vise:
- downloads af mange filer kort før fratrædelse,
- deling med eksterne eller private adresser,
- overførsel af ejerskab,
- sletning af dokumenter.
Loggen har en begrænset opbevaringstid. Sikr den hurtigt. → Hvor længe gemmes data?
Google Drive på computeren
Bruges Google Drive til computer, kan der også være spor på selve computeren, for eksempel synkroniserede filer og cache. → Bevissikring af Windows
Nielco IT sikrer data fra Google Workspace i civile sager. Se Nielco IT.
