De fleste kontrakttvister handler om det samme spørgsmål: Hvad blev der aftalt, og hvornår? Svaret står sjældent kun i den underskrevne kontrakt. Det står i mailen med "det lyder fint", i version 7 af tilbuddet, i en kommentar i et delt dokument eller i en besked sendt en sen aften. Det er de spor, der skal sikres, før de bliver slettet eller ændret.
Hvor beviserne ligger
Selve kontrakten
- Den underskrevne version: Er den underskrevet digitalt, så gem den fil, signaturtjenesten sendte, og ikke en udskrift. Signaturen kan kontrolleres i filen.
- Signaturtjenestens log: Tjenester til digital underskrift gemmer, hvem der åbnede og underskrev, og hvornår. Hent loggen, mens adgangen findes.
→ Kan man stole på et PDF-dokument som bevis?
Forhandlingen
- Mails: Hele tråden med vedhæftninger, gemt som originale mails. → Sådan gemmer du en mail korrekt som bevis
- Versioner af tilbud og kontrakt: Word, SharePoint og Google Docs gemmer versionshistorik. Den viser, hvem der ændrede hvad, og hvornår. → Word- og Excel-filer som bevis
- Kommentarer og ændringsmarkeringer: Accepteres ændringerne, forsvinder sporene i den endelige fil. De findes kun i de tidligere versioner.
- Mødereferater og kalenderinvitationer: De viser, at et møde fandt sted, og ofte hvem der deltog.
Det, der skete bagefter
- Ordrer, leverancer og fakturaer i regnskabs- og CRM-systemer viser, hvordan parterne faktisk har forstået aftalen. → Bevissikring af CRM-systemer
- Beskeder: Mange aftaler justeres i SMS, WhatsApp eller Teams. → SMS, iMessage og WhatsApp som bevis
- Systemlogs: I tvister om software og IT-ydelser viser logs, hvad der blev leveret, og hvornår. → Tvister om IT-projekter
Typiske faldgruber
- Kun den endelige version gemmes. Så kan man ikke vise, hvordan en formulering opstod.
- Videresendte mails bruges som bevis. En videresendt mail mister headeren, som viser afsender og tidspunkt. → Mail-headere
- Medarbejderen, der forhandlede, er stoppet. Postkassen slettes efter fast praksis, og med den forsvinder forhandlingen. Sæt et hold på postkassen, så snart en tvist er i sigte.
- Delte dokumenter ejes af modparten. Ligger forhandlingen i modpartens SharePoint eller Google Drive, kan adgangen blive lukket. Download en kopi, mens du har adgang. → Bevissikring af Google Drive og delte dokumenter
Hvornår skal det sikres?
Så snart der er uenighed, der kan ende hos en advokat. Der gælder ofte frister for reklamation, og jo længere tid der går, jo mere bliver slettet efter almindelige slettepolitikker. → Hvad koster det at vente?
Tidspunkter kan være afgørende
Blev accepten sendt før eller efter fristen? Var tilbuddet trukket tilbage, da det blev accepteret? I de sager skal tidsstemplerne kunne forklares, også når parterne sidder i forskellige tidszoner. → Tidsstempler og tidszoner
Nielco IT sikrer mails, dokumentversioner og logs i kontrakttvister. Se Nielco IT.
