Kontrakter, tilbud, prislister, budgetter og kundelister er ofte Word- eller Excel-filer. Filerne indeholder mere end det, man ser på skærmen: oplysninger om hvem der har lavet dem, hvornår de er ændret, og ofte tidligere versioner, rettelser og kommentarer. Det kan være afgørende i en tvist om, hvad der blev aftalt, eller hvem der har lavet et dokument.
Hvad filen selv kan vise
- Forfatter · Filens egenskaber
- Senest gemt af · Filens egenskaber
- Oprettet og ændret · Filens egenskaber og filsystemet
- Samlet redigeringstid · Filens egenskaber (Word)
- Antal revisioner · Filens egenskaber
- Firma og skabelon · Filens egenskaber
- Rettelser (Spor ændringer) · I dokumentet, hvis slået til
- Kommentarer · I dokumentet, også løste kommentarer
- Skjulte ark, rækker og kolonner · I Excel
- Formler og eksterne links · I Excel, kan vise hvor data kommer fra
Versionshistorik i OneDrive og SharePoint
Gemmes filen i OneDrive eller SharePoint, gemmes der normalt en versionshistorik. Den kan vise tidligere udgaver af dokumentet, hvem der gemte dem, og hvornår. Det er ofte det stærkeste bevis for, hvordan et dokument har udviklet sig. → Bevissikring af OneDrive, SharePoint og Teams
Faldgruber ved metadata
- "Forfatter" er den, der oprindeligt oprettede filen eller skabelonen, ikke nødvendigvis den, der har skrevet indholdet.
- Kopiering kan ændre oprettelsesdatoen i filsystemet, men ikke i filens egne egenskaber.
- Metadata kan ændres med almindelige værktøjer. → Kan digitale beviser forfalskes?
- Tidszoner kan give forskelle mellem filens egne tidspunkter og filsystemets. → Tidsstempler og tidszoner
Sådan gemmer du en fil som bevis
- Gem originalen i dens oprindelige format (.docx, .xlsx). Lav ikke kun en PDF. → PDF som bevis
- Åbn ikke originalen og gem igen. Det ændrer metadata. Arbejd i en kopi.
- Kopiér den uændret til et sikkert sted, og beregn en hashværdi. → Hashværdier
- Gem versionshistorikken, hvis filen ligger i cloud.
- Notér, hvor filen kom fra, og hvordan du har gemt den.
Når filen er sendt som vedhæftet fil
En fil, der er vedhæftet en mail, beholder sine metadata. Gem hele mailen med den vedhæftede fil, ikke kun filen. Så kan det vises, hvornår filen blev sendt. → Gem en mail som bevis
Typiske spørgsmål i sager
- Hvem har lavet kundelisten? Metadata og versionshistorik kan vise, om den er lavet hos virksomheden.
- Hvilken version af kontrakten blev underskrevet? Versionshistorik og mails kan sammenholdes.
- Er tallene ændret? Versioner og rettelser kan vise ændringer i et regneark.
- Hvor kommer dataene fra? Formler og eksterne links i Excel kan pege på kilden.
Skjult indhold
Før du sender et dokument til modparten, så tjek det for skjult indhold: kommentarer, rettelser og skjulte ark. Det, du ikke ville have med, kan ellers blive et bevis mod dig.
Nielco IT undersøger dokumenter og versionshistorik i civile sager. Se Nielco IT.
