I tvister om penge er regnskabet ofte det centrale bevis: tvister mellem kompagnoner, sager om en bogholder, der har ændret posteringer, uenighed om en virksomhedshandel eller en leverandør, der har faktureret for meget. Moderne regnskabssystemer som e-conomic, Dinero, Uniconta og Microsoft Dynamics 365 Business Central er cloudbaserede og gemmer meget mere end selve tallene.
Hvad kan et regnskabssystem vise?
- Posteringer · Bilag, beløb, konti, datoer
- Bilag · Vedhæftede fakturaer og kvitteringer
- Brugere · Hvem har adgang, med hvilke rettigheder
- Ændringslog · Hvem har oprettet, ændret eller slettet poster, og hvornår
- Login-historik · Hvem har været logget ind, hvornår og hvorfra
- Integrationer · Hvilke andre systemer sender data ind (bank, webshop, løn)
- Perioder · Hvilke perioder er lukket, og af hvem
Hvilke logs der findes, og hvor længe de gemmes, varierer mellem systemer og abonnementer. Undersøg det konkrete system.
Bogføringsloven hjælper
Bogføringsloven stiller krav til opbevaring af regnskabsmateriale og til digitale bogføringssystemer, herunder krav til sporbarhed. Det betyder, at data ofte findes, også flere år tilbage. Men det betyder ikke, at alle logs og metadata gemmes lige så længe.
Sådan sikres regnskabsdata
- Eksportér posteringer for den relevante periode i et maskinlæsbart format, for eksempel CSV eller SAF-T, hvis systemet understøtter det.
- Eksportér bilag med vedhæftede filer.
- Eksportér ændringslog og login-historik, hvis systemet har det.
- Eksportér brugerlisten med rettigheder.
- Tag skærmbilleder af relevante indstillinger, for eksempel lukkede perioder.
- Beregn hashværdier for alle eksporterede filer. → Hashværdier
- Dokumentér, hvem der har eksporteret, hvornår, med hvilken bruger. → Kæde af ansvar
Leverandørens data
Noget data kan kun udleveres af systemets leverandør, for eksempel detaljerede logs. Kontakt leverandøren hurtigt, da logs kan have kort opbevaringstid. Hvis modparten har adgangen, kan det være relevant med en editionsbegæring. → Editionsbegæring set fra IT-siden
Hvem må gøre det?
I tvister mellem kompagnoner eller ejere kan det være uklart, hvem der må tilgå regnskabet. Afklar det med en advokat, før nogen logger ind og eksporterer.
Gør ikke dette
- Ret ikke posteringer, mens sagen står på, uden at dokumentere hvorfor.
- Fjern ikke brugere, før deres aktivitet er sikret.
- Skift ikke regnskabssystem, før data er sikret fuldt ud.
- Luk ikke abonnementet. Data kan blive slettet.
Hvad kan analysen vise?
- Posteringer, der er ændret eller slettet efter, at de blev bogført
- Bilag, der mangler eller er udskiftet
- Usædvanlige tidspunkter for bogføring, for eksempel lige før en revision
- Brugere, der har bogført uden for deres område
En IT-sagkyndig ser på systemets data og logs. Den regnskabsmæssige vurdering laves af en revisor.
Uregelmæssigheder og svindel
Mistanke om underslæb kan være en straffesag. Vi kan hjælpe med interne undersøgelser og civile krav, ikke med straffesagen. → Interne undersøgelser
Nielco IT sikrer data fra regnskabssystemer i civile sager. Se Nielco IT.
