Mange aftaler indgås i dag på onlinemøder. Når parterne senere er uenige om, hvad der blev sagt, kan mødet have efterladt spor: en optagelse, en automatisk transskription, en chat eller bare en liste over, hvem der deltog og hvornår. Men disse data gemmes forskellige steder og slettes ofte automatisk.
Hvad kan et onlinemøde efterlade?
- Optagelse · Lyd og billede fra mødet
- Transskription · Tekst af det sagte, ofte med navn på den talende
- AI-referat · Automatisk opsummering, afhængigt af licens
- Mødechat · Beskeder og filer delt under mødet
- Deltagerliste og deltagelsesrapport · Hvem deltog, hvornår de kom og gik
- Mødeindkaldelse · Emne, tidspunkt, inviterede
- Logs · Tekniske oplysninger om forbindelser
Microsoft Teams
- Optagelser og transskriptioner gemmes typisk i OneDrive (private møder) eller SharePoint (kanalmøder).
- Mødechat gemmes som en Teams-chat. → Gem en Teams-chat
- Deltagelsesrapporter kan hentes af mødearrangøren, afhængigt af indstillinger.
- Udløb: Optagelser kan have en automatisk udløbsdato. Tjek og forlæng den, hvis optagelsen er vigtig.
Zoom
- Cloudoptagelser gemmes i Zoom-kontoen og kan downloades af værten.
- Lokale optagelser gemmes på den computer, der optog.
- Transskriptioner og chat kan gemmes sammen med optagelsen, afhængigt af indstillinger.
- Rapporter over møder og deltagere er tilgængelige for administratorer, afhængigt af abonnement.
Mulighederne afhænger af licens, abonnement og administratorens indstillinger, og de ændrer sig.
Sådan sikres et møde
- Find ud af, hvad der findes: optagelse, transskription, chat, deltagerliste.
- Stop automatisk sletning: forlæng udløb eller sæt et hold. → Bevarelsespligt og litigation hold
- Download optagelse, transskription og chat i originalformat.
- Beregn hashværdier for filerne. → Hashværdier
- Gem mødeindkaldelsen og deltagerrapporten.
- Notér, hvem der har sikret hvad og hvornår. → Kæde af ansvar
Transskriptioner og AI-referater er ikke ordret
Automatiske transskriptioner kan have fejl, især med navne, fagord og flere talende samtidig. AI-referater er opsummeringer, ikke gengivelser. Brug optagelsen som det primære bevis, når den findes.
Optagelse af møder
Om et møde må optages, og om en optagelse må bruges som bevis, er et juridisk spørgsmål. Teams og Zoom viser normalt, at mødet optages.
Ingen optagelse?
Så kan mødechat, deltagerliste og mails før og efter mødet støtte en forklaring om, hvad der blev aftalt. Skriv et referat straks efter vigtige møder, og send det til de andre deltagere. → Gem en mail som bevis
Nielco IT sikrer data fra onlinemøder i civile sager. Se Nielco IT.
