En sag om digitale beviser efterlader meget data: forensiske kopier af computere og telefoner, eksporter af postkasser, rapporter og arbejdskopier. Det meste indeholder personoplysninger om mange flere end sagens parter. Når sagen er slut, skal det besluttes, hvad der skal ske med det hele. Det bør aftales, før arbejdet begynder.
Tre muligheder
- Opbevaring · Hvis sagen kan blive genoptaget, ankes, eller der er andre krav, der kan opstå
- Tilbagelevering · Udstyr og originale medier gives tilbage til ejeren
- Sletning · Når der ikke længere er grundlag for at opbevare dataene
Hvor længe skal der opbevares?
Det afhænger af sagen. Typiske overvejelser:
- Kan dommen ankes, eller er der en frist for genoptagelse?
- Er der beslægtede krav, der kan komme senere?
- Er der aftalt en bestemt periode med klienten?
- Hvad kræver GDPR's princip om opbevaringsbegrænsning?
Den juridiske vurdering skal laves af advokaten. → GDPR og bevisførelse
Tilbagelevering af udstyr
Computere, telefoner og USB-drev, der er indleveret til sikring, skal normalt gives tilbage. Ofte kan det ske, så snart den forensiske kopi er lavet og kontrolleret, og længe før sagen er slut. Notér:
- hvad der er leveret tilbage,
- til hvem og hvornår,
- med kvittering.
Private data
Har sikringen omfattet private data, for eksempel billeder på en firmatelefon, kan medarbejderen have krav på at få dem tilbage. Det kan ske fra den forensiske kopi.
Sletning skal dokumenteres
Når data slettes, skal det ske, så de ikke kan gendannes, og det skal dokumenteres:
- Liste over, hvad der slettes: kopier, eksporter, arbejdsfiler, rapportudkast.
- Metode: For eksempel sikker sletning af lagermedier eller destruktion af medier.
- Tidspunkt og ansvarlig.
- Erklæring om sletning til klienten.
Glem ikke backup, arbejdskopier hos advokaten, og filer sendt til eksterne.
Rapporten
Den sagkyndiges rapport er en del af sagens akter og bevares normalt længere end de rå data. Vær opmærksom på, at bilag til rapporten kan indeholde personoplysninger.
Hvem har kopier?
I en sag kan der være mange kopier: hos den IT-sagkyndige, hos advokaterne, hos skønsmanden, hos modparten og i retten. Lav en oversigt undervejs, så det er muligt at rydde op bagefter. → Send beviser sikkert til din advokat
Aftal det fra starten
En god aftale med den IT-sagkyndige indeholder:
- hvor data opbevares, og hvordan de beskyttes,
- hvem der har adgang,
- hvornår og hvordan data slettes eller leveres tilbage,
- hvordan sletning dokumenteres.
Hvis der kommer en ny sag
Er data slettet, kan de ikke bruges i en ny sag. Overvej derfor, om der kan opstå beslægtede krav, før der slettes. Det er en afvejning mellem behovet for beviser og hensynet til de registrerede.
Nielco IT aftaler opbevaring og sletning ved opgavens start. Se Nielco IT.
