Du har gemt mails, filer og skærmbilleder, og nu skal de sendes til din advokat. Det lyder enkelt, men det er her, mange beviser mister værdi: Mails videresendes, så headeren forsvinder. Filer pakkes, konverteres eller komprimeres. Fortrolige data sendes ukrypteret. Her er, hvordan du gør det rigtigt.
Fem regler
- Send originaler, ikke udskrifter. Mails som .eml- eller .msg-filer, dokumenter i oprindeligt format. → Gem en mail som bevis
- Videresend ikke mails. Videresendelse ændrer header og metadata. Gem dem som filer i stedet.
- Beregn hashværdier før afsendelse, og send listen med. Så kan advokaten kontrollere, at filerne er uændrede. → Hashværdier
- Krypter, når filerne indeholder fortrolige eller personlige oplysninger.
- Beskriv, hvad du sender: en liste over filerne, hvor de kommer fra, og hvordan du har gemt dem.
Måder at sende på
- Advokatens sikre upload eller filudveksling · Velegnet til: De fleste beviser · Vær opmærksom på: Spørg advokaten, hvad de bruger
- Krypteret mail · Velegnet til: Få og små filer · Vær opmærksom på: Mail har størrelsesgrænser
- Delt mappe i cloud med begrænset adgang · Velegnet til: Større mængder · Vær opmærksom på: Begræns adgangen og fjern den bagefter
- Krypteret USB-drev, afleveret personligt · Velegnet til: Meget store mængder eller følsomme data · Vær opmærksom på: Notér overdragelsen
- Almindelig mail · Velegnet til: Ikke anbefalet til følsomme beviser · Vær opmærksom på: Ukrypteret og ændrer ofte filer
Pak og krypter rigtigt
Skal filerne pakkes, så brug et format, der ikke ændrer filerne, for eksempel en ZIP-fil med kryptering (AES). Send adgangskoden ad en anden vej, for eksempel via SMS eller telefon.
Lad være med at:
- konvertere billeder til et andet format,
- formindske billeder eller videoer for at spare plads,
- omdøbe filer på en måde, så den oprindelige sammenhæng går tabt.
Telefoner og computere
Selve udstyret skal ikke sendes med posten uden aftale. Aflever det personligt eller via sikker transport, og notér overdragelsen. Ofte er det bedre at lade en IT-sagkyndig sikre udstyret og give advokaten en rapport og en kopi. → Opbevar telefonen
Skriv et ledsagebrev
Et kort ledsagebrev gør det lettere for advokaten:
- hvad filerne er, og hvor de kommer fra
- hvornår og hvordan du har gemt dem
- hashværdier for hver fil
- om du har ændret noget, og i så fald hvad
Behold din egen kopi
Behold originalerne og din egen kopi uændret. Slet intet, selvom advokaten har fået det.
Når mængden er stor
Ved store mængder data, for eksempel hele postkasser eller telefoner, bør overførslen planlægges sammen med advokaten og en IT-sagkyndig. → Tjekliste: Hvad skal advokaten have fra IT?
Nielco IT hjælper med sikring og sikker overlevering af beviser i civile sager. Se Nielco IT.
