Når en virksomhed går til advokat med en sag om en medarbejder, en leverandør eller en kunde, har advokaten brug for et hurtigt overblik over de digitale beviser. Ofte er det virksomhedens IT-ansvarlige eller IT-leverandør, der har svarene. Denne tjekliste kan udfyldes af IT og sendes til advokaten. Den indeholder ingen beviser i sig selv, kun overblikket.
1. Systemer
- ☐ Mailsystem (Microsoft 365, Google Workspace, andet) og licenstype
- ☐ Fildeling (OneDrive, SharePoint, Google Drive, filserver, Dropbox)
- ☐ Chat (Teams, Slack, andet)
- ☐ Forretningssystemer (CRM, ERP, regnskab, projektstyring)
- ☐ Telefoner: styres de via MDM?
- ☐ Hvem administrerer systemerne: intern IT eller leverandør?
2. Personer og udstyr
For hver relevant person:
- ☐ Navn, stilling, ansat fra og til
- ☐ Computer: model, serienummer, hvor den er nu, er den brugt efter fratrædelse?
- ☐ Telefon: model, firma eller privat, hvor den er nu, er den nulstillet?
- ☐ Andre enheder: tablets, USB-drev, eksterne diske
- ☐ Brugerkonti: aktive, spærrede eller slettede? Hvornår?
3. Opbevaring og sletning
- ☐ Opbevaringspolitikker for mail, Teams og filer
- ☐ Hvornår slettes konti efter fratrædelse?
- ☐ Hvor længe gemmes revisionsloggen? → Hvor længe gemmes data?
- ☐ Backup: hvad dækkes, hvor længe gemmes den? → Backup som bevis
- ☐ Logs fra firewall, VPN og servere: hvor længe? → Firewall-, VPN- og loginlogs
4. Hvad er allerede gjort?
- ☐ Er der sat hold på postkasser eller konti? Hvornår?
- ☐ Er udstyr taget ud af brug? Hvornår, og af hvem?
- ☐ Har nogen kigget i udstyr, postkasser eller filer? Hvem, hvornår, hvad?
- ☐ Er der eksporteret noget? Hvad, hvornår, hvordan?
Skriv ærligt, også hvis der er sket fejl. Advokaten skal kende det for at kunne vurdere sagen. → Kæde af ansvar
5. Politikker
- ☐ IT-politik eller personalehåndbog om brug af IT
- ☐ Hvornår og hvordan er medarbejderne orienteret?
- ☐ Regler for private enheder og privat brug → IT-politik og orientering af medarbejdere
6. Kontaktpersoner
- ☐ Intern IT-ansvarlig: navn, telefon, mail
- ☐ Ekstern IT-leverandør: firma, kontaktperson
- ☐ Leverandører af relevante cloudsystemer
Det skal IT ikke gøre
- Undersøge udstyr eller postkasser på egen hånd
- Slette eller "rydde op" i noget
- Sende beviser med almindelig mail → Send beviser sikkert til din advokat
Hvad sker der bagefter?
Med overblikket kan advokaten og en IT-sagkyndig beslutte, hvad der skal sikres, og i hvilken rækkefølge. Ofte sker sikringen hurtigt og afgrænset, mens analysen venter.
For advokater
Spørgsmålene, advokaten selv bør stille klienten, er samlet på digital-bevissikring.dk.
Nielco IT hjælper virksomheder og advokater med at skabe overblik og sikre data. Se Nielco IT.
